Wie du Mitarbeiter*innen findest und einstellst – unser Einstellungsprozess

Schritt 1: Welche Stelle möchte ich füllen?

• Was kostet dich viel Zeit?
  
• Was ist nicht deine Zone of Genius? 
  
• Was lenkt ab von den Aufgaben, die du eigentlich tun solltest?
  → Kannst du es automatisieren? Kann es weg? Wenn nicht: das ist etwas für ein Teammitglied

Schritt 2: Wie nennt sich diese Stelle?

Als Beispiel von uns: „E-Mail Marketing Expert” gibt es kaum. Also haben wir die Ausschreibung auf „Online Marketing Manager” geswitcht.
Recherchiere hier, wonach gesucht wird. Was sind gängige Stellen?

Schritt 3: Was ist dir wichtig?

Bei uns gilt: Die Werte, die Einstellung, der Charakter muss passen, vs. Skills.
Skills kannst du lernen, der Charakter bestimmt, ob du lernen möchtest.

Frage dich, wer vor dir sitzen müsste, dass du sofort denkst: OMG! Er/ Sie muss einfach dabei sein. Welche Eigenschaften hat er / sie? Welche gemeinsamen Werte?

Schritt 4: Du als Arbeitgeber*in

Wie kannst du als Arbeitgeber hervorstechen?

Bei uns ist das Thema New Work groß. Also gestalte ich die Anzeigen direkt so:

• flache Hierarchie
• … und darüber hinaus schauen wir, wo du dich hin entwickeln magst
• Ergebnis orientiert
• Remote Arbeit
• Gewinnbeteiligung

Schritt 5: Die Stellenausschreibung formulieren

Wie schreibt man eine Stellenausschreibung? Und was sollte alles rein?

Schreibe in einer Sprache, die zu dir passt. Nicht förmlich, wenn du nicht förmlich unterwegs bist. Du bist nicht die Sparkasse.

Folgende Punkte haben wir in unsere Stellenausschreibung einfließen lassen:

• Die Beschreibung der Aufgaben
• Was ist dir wichtig
  
• Unternehmens-Werte (Stichwort: Gemeinsam)
  
• Wie sollen sie sich bewerben? (Tipp: Video)
  
• Gehaltsvorstellung
  
• Bewerbungsfrist

Schritt 6: Die Stellenausschreibung veröffentlichen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, auf welchen Plattformen du deine Stellenausschreibung einstellen kannst. Schaue hier auch unbedingt, was zur Stelle passt. Wenn du remote unterwegs bist, ist eine Zeitungsannonce nicht unbedingt das richtige. 😉

• Deine eigene Community
  
• Social Media Posts, Podcast,…
• Newsletter (unsere kamen beide über den NL)
  
• Erfahrung: Linkedin hat bei uns sehr viel random Bewerbungen gebracht
  
• Website
• Gruppen
• Hochschul-Jobportale

Wenn du eine*n Virtuelle*n Assistent*in suchst, empfehle ich dir Facebook Gruppen. VA’s sind sehr gut vernetzt und hier wirst du fündig.

Die Schritte nach den Bewerbungseingängen

Eine Übersicht aller Bewerbungen

Wir haben uns dafür ein Board in unserem Projektmanagement Tool Monday erstellt, das pro Bewerbung folgende Informationen enthielt:

• Gehaltsvorstellung
• Frühestes Eintrittsdatum
  
• Wohnort
  
• Verlinkung des Videos, Anschreiben, usw. im Google Drive
• Markierung für Call-Einladung: Ja oder Nein
  

Der Bewerbungsprozess: Von der Bewerbung bis zur Einstellung

Außerdem haben wir mit dem Tool ProcessStreet einen Prozess erstellt, den wir immer und immer wieder für die Einstellungen verwenden können, inkl. E-Mail Vorlagen und Fragen, die wir bei den Gesprächen stellen. 

Der Vorteil des Prozesses:
→ Wir konnten die Antworten während der Gespräche direkt dort eintragen.
→ Außerdem war darin ein Feld mit „Direkt nach dem Call: Wie ist das Gefühl?” oder auch „Noch offene Fragen nach dem Gespräch” (weil einem manchmal im Nachgang noch etwas einfällt)

→ Du hast den ganzen Ablauf für zukünftige Gespräche gespeichert

Fragen im Bewerbungsgespräch

Eine meiner Lieblingsfragen, die wir stellen ist so etwas Simples wie

„Was hast du als letztes gelesen oder welchen Kurs o.ä. hast du als Letztes belegt?“ oder
„Gab es mal eine Situation, bei der du im Job (oder privat) nicht zurechtgekommen bist? Wie bist du mit der Situation umgegangen?“

→ Es ist wichtig, Fragen zu stellen, mit denen du herausfinden kannst, ob die Werte passen.

Der Ablauf der Bewerbungsgespräche

Wir hatten drei Calls geplant:

Call 1: kennenlernen und schauen, ob es passt
Call 2: Probearbeit (Waren bei uns nur noch 2 BewerberInnen) und vertragliches Herantasten
Call 3: Vertrag besprechen (nur noch Finalist)

Vor Call 3 wurde der Vertrag zur Ansicht zugeschickt

Werte über Kompetenz

Ich hatte das eingangs schon einmal erwähnt. Ich bin davon überzeugt, dass ein harmonisches Team viel wichtiger ist, als nach Kompetenz einzustellen. Klar, wenn es um gewisse Positionen geht, ist auch der Erfahrungswert wichtig, aber eben nicht alles. Mir persönlich ist es viel wichtiger, dass das Team miteinander harmoniert und wir auf ein gemeinsames Ziel zusteuern. Wenn die Bereitschaft da ist, Neues auszuprobieren, dann kann man am Ende alles lernen.

Höre hier auf dein Bauchgefühl. Nur, weil du die Stelle ausgeschrieben oder Gespräche geführt hast, musst du noch lange nicht einstellen. Es ist eine Reise, die du nicht mehr alleine gehst, sondern mit Menschen – einem Team an deiner Seite. Und das ist das schönste dabei.